Podpisanie umowy o dofinansowanie
Jeżeli Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Masz na to z reguły kilka tygodni.
Harmonogram rzeczowo-finansowy
Realizując projekt, trzymaj się określonych zapisów, które są zawarte w wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać założeń, które wskazałeś we wniosku. Bardzo ważne jest aby przestrzegać terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia.
Kwalifikowalność wydatków
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparcie mogą uzyskać tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
Konto bankowe
Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz w umowie o dofinansowanie.
Dokumentacja
Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.
Kontrola Projektu
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Odbywa się ona w trakcie trwania lub krótko po zakończeniu poprzedzając ostateczne rozliczenie, jak również w trakcie okresu trwałości projektu.
Sprawozdawczość, rozliczenie projektu
Przez cały okres realizacji projektu powinieneś systematycznie informować o czynionych postępach instytucję z której uzyskałeś wsparcia. Na specjalnym formularzu należy przygotować sprawozdanie, które zawiera informacje o podejmowanych działaniach, osiągniętych efektach oraz ponoszonych wydatkach i złożyć minimum raz na trzy miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Promocja i oznakowanie
Korzystając ze wsparcia unijnego masz prawo jak i obowiązek żeby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu podawać w trakcie realizacji projektu podczas wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych jakie w związku z nimi podejmujesz. Dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów powinny być oznakowane we właściwy sposób a mianowicie poprzez miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz).
Trwałość projektu
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia. Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty, instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w jakim należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.
Publikacja zapytań ofertowych przez beneficjentów zobowiązanych do stosowania zasady konkurencyjności
Zasada konkurencyjności gwarantuje zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców przy realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. Została ona opisana w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
Beneficjenci powinni realizować wydatki zgodnie z zasadą konkurencyjności, jeśli wartość realizowanych przez nich zamówień przekroczy 50 tys. zł netto. Co ważne beneficjenci podlegający przepisom Prawa zamówień publicznych (Pzp) muszą stosować zasadę konkurencyjności jedynie dla tych zamówień, których wartość jest niższa niż 30 tys. euro.
Rachunek bankowy do zwrotów dokonywanych przez Beneficjentów w zakresie projektów EFS
Uwaga!!! Nowy rachunek.
Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego informuje, iż nastąpiła zmiana dotychczasowego rachunku bankowego. W związku z tym wszystkie zwroty (UE + BP + odsetki) dotyczące projektów realizowanych w ramach Osi priorytetowej 8 i 9 RPOWŚ 2014-2020 należy dokonywać na obowiązujący aktualnie rachunek bankowy:
95 1020 2629 0000 9502 0342 7440
Dokonując zwrotu beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia w opisie przelewu informacji zawierającej:
1) numer projektu;
2) klasyfikację budżetową zgodnie ze środkami otrzymanymi od IZ (dotyczy jednostek sektora finansów publicznych);
3) podział kwoty zwrotu na należność główną (kwota UE i kwota BP) i odsetki (typ – karne/bankowe);
4) tytuł zwrotu (np. zwrot środków na koniec realizacji projektu, zwrot środków niekwalifikowanych, odsetki zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP, przychód projektu, itp.).