Zaproszenie do składania ofert wraz z rozstrzygnięciem

na „Sporządzenie dokumentu diagnostycznego pn. „Kielecki Obszar Funkcjonalny w ujęciu społeczno-gospodarczo-przestrzennym”, zwanego dalej Diagnozą, na potrzeby prac nad Strategią Rozwoju Ponadlokalnego Kieleckiego Obszaru Funkcjonalnego 2030+/Strategią Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Kieleckiego Obszaru Funkcjonalnego”

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone zgodnie z Regulaminem określającym zasady i sposób postępowania przy udzielaniu zamówień o wartości poniżej 130 000 złotych, stanowiącym Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 26/2021 Prezydenta Miasta Kielce z dnia
29 stycznia 2021 r. w sprawie zasad organizacyjnych udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kielce.

Do przeprowadzenia postępowania stosuje się „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków  w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020”.

1. Zamawiający

Gmina Kielce

25-303 Kielce, Rynek 1

NIP: 657-261-73-25

REGON: 291009343

Komórka organizacyjna prowadząca sprawę:

Biuro Zarzadzania Funduszami Europejskimi - Biuro KOF

Osoby wyznaczone do kontaktów roboczych:

Pani Karolina Białek-Pałka, Pan Łukasz Nartowski, tel. do kontaktów: 41 36 76 707

e-mail: karolina.bialek@um.kielce.pl. lukasz.nartowski@um.kielce.pl

 

 

 

 

1. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie dokumentu diagnostycznego pn. „Kielecki Obszar Funkcjonalny w ujęciu społeczno-gospodarczo-przestrzennym”, zwanego dalej Diagnozą, na potrzeby prac nad Strategią Rozwoju Ponadlokalnego Kieleckiego Obszaru Funkcjonalnego 2030+/ Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Kieleckiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach „Dotacji na wsparcie działania podmiotu realizującego ZIT ze środków POPT 2014-2020, w latach 2020-2022”.
2. Zamówienie jest finansowane ze środków Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Urzędu Miasta Kielce, Biura Kieleckiego Obszaru Funkcjonalnego, w tym w 70 % w ramach dotacji, o której mowa w pkt 1.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki jego realizacji zawierają:

1. Opis Przedmiotu Zamówienia – stanowiący Załącznik nr 1 do Zaproszenia do składania ofert, zwanego dalej Zaproszeniem,
2. wzór umowy – stanowiący Załącznik nr 2 do Zaproszenia,

 

1. Termin wykonania zamówienia

Termin wykonania zamówienia: nie dłuższy niż 6 miesięcy od daty podpisania umowy.

 

1. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy którzy:

1. nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1  oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych;
2. dysponują osobami skierowanymi do realizacji niniejszego zamówienia, posiadającymi odpowiednią wiedzę i doświadczenie, tzn.:

1. co najmniej 2 osobami, z których każda posiada doświadczenie  - brała udział
   w realizacji w ciągu ostatnich 8 lat przed terminem składania ofert, co najmniej
   2 usług polegających na opracowaniu dokumentu diagnostycznego sytuacji społeczno-gospodarczej lub dokumentu strategicznego miasta/gminy lub obszaru
   o liczbie ludności minimum 100 tysięcy mieszkańców tj. (związku międzygminnego, powiatu, związku powiatowego, województwa, związku województw, kraju).
   Każdy z tych dokumentów musi zawierać  następujące elementy:

• analiza uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych danego terytorium,
• analiza sytuacji w sferze społecznej i gospodarczej,
• identyfikacja i wskazanie trendów i prognoz rozwojowych.
•  

1. co najmniej 1 osobą, która posiada doświadczenie  - brała udział w realizacji w ciągu 8 lat przed terminem składania ofert,  co najmniej dwóch usług moderacji warsztatów
   i spotkań focusowych na próbie przynajmniej 10 osób.

 

2. Ocena spełniania ww. warunków udziału zostanie dokonana na podstawie dokumentów wskazanych w rozdz. V Zaproszenia.

 

1. Dokumenty i oświadczenia wymagane w postępowaniu

1. Wypełniony i podpisany formularz oferty wg wzoru określonego w Załączniku nr 3 do Zaproszenia.
2. Dokumenty, z których wynika umocowanie osób do reprezentowania Wykonawcy, za wyjątkiem sytuacji, jeżeli Zamawiający może uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz
   danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
   o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
3. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia – w przypadku gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik (o ile dotyczy).
4. Dokumenty wymagane na potwierdzenie warunku udziału w postępowaniu określonego
   w rozdz. IV Zaproszenia:

1. wykaz osób, którymi Wykonawca dysponuje i które skieruje do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia; wzór wykazu osób stanowi załącznik do Zaproszenia:  Załącznik nr 4.
2. dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług (protokół odbioru, referencje, poświadczenia, itp.) lub oświadczenia danej osoby o ich wykonaniu.  

 

1. Wykazane usługi nieudokumentowane nie będą podlegały ocenie.

 

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą oraz udzielanie wyjaśnień

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą w niniejszym postępowaniu odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej: karolina.bialek@um.kielce.pl, lukasz.nartowski@um.kielce.pl
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Zamawiający niezwłocznie, bez ujawniania źródła zapytania, zamieści treść zapytania wraz z odpowiedziami na stronach internetowych: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz www.bip.kielce.eu

 

1. Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące prowadzonego postępowania należy kierować na adres Zamawiającego:

 

Urząd Miasta Kielce

Biuro Zarządzania Funduszami Europejskimi
25-323 Kielce, al. Solidarności 34

tel.: 41 36 76 707

email: karolina.bialek@um.kielce.pl , lukasz.nartowski@um.kielce.pl

 

1. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia. Dokonaną zmianę Zamawiający opublikuje na stronie internetowej: www.bip.kielce.eu oraz https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl

 

1. Termin związania ofertą

1. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą.

 

1. Sposób przygotowania oraz miejsce i termin składania ofert

1. Wymogi formalne:

1. każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę ;
2. oferta musi odpowiadać wszelkim wymogom zawartym w Zaproszeniu pod rygorem odrzucenia;
3. wraz z ofertą winny być złożone dokumenty i oświadczenia wymienione w rozdz. V na formularzach zamieszczonych w Załączniku nr 3 do Zaproszenia (oferta) oraz Załączniku nr 4 (wykaz osób);
4. jeżeli Wykonawca nie złoży dokumentów, o których mowa w rozdz. V pkt 2-4 lub dokumenty te są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wątpliwości, Zamawiający może wezwać Wykonawcę do ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień,  z tym że, dokumenty, o których mowa w rozdz. V pkt 4, podlegać będą takiemu wezwaniu jedynie w zakresie osób wymaganych do spełnienia warunku udziału, o którym mowa
   w rozdz. IV pkt 1.2) niniejszego Zaproszenia;
5. oferta oraz załączniki do oferty muszą być sporządzone pisemnie, w języku polskim;
6. ofertę i załączniki do oferty należy złożyć w postaci elektronicznej, jako skan uprzednio podpisanych dokumentów lub podpisane elektronicznie; Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty i załączników wpisanych bezpośrednio w treść e-maila;
7. oferta – załącznik nr 3 oraz wykaz osób - załącznik nr 4 muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.
8. Zamawiający uznaje, że podpisem jest:

• złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego,
  a jeżeli własnoręczny znak jest nieczytelny lub nie zawiera imienia i nazwiska to musi być on uzupełniony napisem (np. w formie odcisku stempla), z którego można odczytać imię
  i nazwisko podpisującego, albo
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

1. Składanie ofert:

Ofertę składa się przy użyciu poczty elektronicznej na adres poczty wskazany do złożenia oferty w pkt 3 lit. a).

1. Miejsce i termin składania ofert:
   1. oferty należy składać na adres: karolina.bialek@um.kielce.pl
   2. termin składania ofert upływa w dniu  29.11.2021 r.

                Oferty złożone po terminie jak wyżej nie będą rozpatrywane.

Za termin złożenia oferty uznaje się datę i godzinę wpływu dokumentów na pocztę elektroniczną Zamawiającego jw.

1. Zmiana i wycofanie oferty:
   1. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może zmienić lub wycofać złożoną ofertę.
   2. zmiana oferty musi być sporządzona zgodnie z zawartymi w Zaproszeniu wymogami dla złożenia oferty. Składaną zmianę należy opatrzyć dodatkowo napisem: „Zmiana oferty”.
   3. wycofania oferty dokonuje się na pisemny wniosek Wykonawcy złożony Zamawiającemu, podpisany przez osoby/ę upoważnione/ą do jego reprezentowania, co winno być odpowiednio udokumentowane.
2. Sposób obliczenia ceny
   1. Wykonawca w Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 3 do Zaproszenia, poda cenę brutto
      za wykonanie całości Zamówienia.
   2. Wykonawca zobowiązany jest w cenie oferty, uwzględnić wszystkie koszty niezbędne do należytego wykonania zamówienia.
   3. Cenę brutto za realizację całości zamówienia, zgodnie z pkt 1 Formularza oferty, należy podać w złotych polskich, cyfrowo i słownie, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 

1. Kryteria i sposób oceny ofert
   1. Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty :

-  „Cena” –   60 pkt

- „Doświadczenie”– 20 pkt

- „Termin wykonania usługi” – 20 pkt

 

2. Sposób oceny ofert

1) Ocena oferty w kryterium „Cena” będzie dokonywana wg następującego wzoru:

                                               Cmin.

                               C =  ------------  x W;               

                                               Cbad.

gdzie:

C – ilość punktów w kryterium „cena”,

Cmin. – cena minimalna spośród  wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu,

Cbad.  – cena oferty badanej,

W – waga = 60 pkt

 

         Obliczenia dokonywane będą do dwóch miejsc po przecinku.

 

2)     Ocena oferty w kryterium „Doświadczenie ” będzie dokonywana w następujący sposób:

Do oceny w tym kryterium brana będzie pod uwagę liczba udokumentowanych usług, ponad wymagane warunkiem udziału w postępowaniu 2 usługi dla każdej z dwóch osób,    w realizacji których brały udział osoby wskazane w Wykazie osób (Zał. nr 4 ), w zakresie usług polegających na opracowaniu dokumentu diagnostycznego sytuacji społeczno-gospodarczej lub dokumentu strategicznego miasta/gminy lub obszaru o liczbie ludności minimum 100 tysięcy mieszkańców tj. (związku międzygminnego, powiatu, związku powiatowego, województwa, związku województw, kraju) i każdy dokument zawierał następujące elementy:

•    analiza uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych danego terytorium

•    analiza sytuacji w sferze społecznej i gospodarczej

•    identyfikacja i wskazanie trendów i prognoz rozwojowych.

 

Ocena oferty w tym kryterium dokonywana będzie  wg następującego wzoru:

                                               Dbad

                               D =  ------------  x W;               

                                               Dmax

gdzie:

D – ilość punktów w kryterium „Doświadczenie”,

Dmax. – Największa liczba usług wykonanych przez osoby wyznaczone przez Wykonawcę do  realizacji Zamówienia spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu,

Dbad.  – Liczba usług wykonanych przez osoby wyznaczone przez Wykonawcę do   realizacji Zamówienia w badanej ofercie

W – waga = 20 pkt

Obliczenia dokonywane będą do dwóch miejsc po przecinku.

 

 

1. Ocena oferty w kryterium „Termin wykonania usługi” będzie dokonywana w następujący sposób:

   Za skrócenie wymaganego terminu wykonania przedmiotu zamówienia o:

• 2 tygodnie Wykonawca otrzyma – 5 pkt.
• 4 tygodnie Wykonawca otrzyma – 10 pkt.
• 6 tygodni Wykonawca otrzyma – 15 pkt.
• 8 tygodni i więcej Wykonawca otrzyma – 20 pkt.

 

Za nieokreślenie w formularzu ofertowym ilości tygodni, o który zostanie skrócony termin realizacji zamówienia Wykonawca otrzyma 0 pkt.

 

3. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty z sumą największej ilości punktów w oparciu o przyjęte kryteria spośród wszystkich ofert spełniających wymagania zawarte w Zaproszeniu.

4. Ostateczna ocena punktowa oferty:

1. Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą ilość punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą, a w przypadku, gdy ceny tych ofert są takie same, o wyborze oferty decydować będzie kolejność ich złożenia.

 

1. W trakcie badania i oceny ofert Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty bądź o uzupełnienie dokumentów.

 

6. Zamawiający poprawi w ofercie:

1. oczywiste omyłki pisarskie,
2. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Zaproszeniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty

– niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który w wyznaczonym terminie nie zgodzi się na poprawienie omyłki, o której mowa w lit. b).

 

XII. Istotne postanowienia umowy

Istotne dla stron postanowienia zawarte są we wzorze umowy, który stanowi Załącznik nr 2
do Zaproszenia.

 

 

XIII. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, na każdym jego etapie lub odstąpienia od podpisania umowy – bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru najkorzystniejszej oferty.

 

XIV. Formalności po wyborze najkorzystniejszej oferty

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana oraz zamieści informację o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie internetowej: www.bip.kielce.eu oraz https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl
2. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy zobowiązany będzie do złożenia informacji o osobach umocowanych do zawarcia umowy
   i jeżeli taka konieczność zaistnieje – złożenia ich pełnomocnictw w formie określonej w rozdz. V pkt 3.
3. Niedopełnienie zobowiązań, o których mowa w pkt 2 oraz nieusprawiedliwione niestawienie się Wykonawcy, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, celem podpisania umowy traktowane będzie jako nieprzystąpienie do zawarcia umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

 

XV. Ochrona danych osobowych

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016, str. 1), dalej RODO, Zamawiający informuje, że:

1. podanie danych osobowych przez Wykonawcę jest nieobowiązkowe (dobrowolne), jednak konieczne do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do zawarcia i wykonania umowy;
2. Administratorem danych osobowych osób podanych przez Wykonawcę do jego reprezentacji oraz osób do kontaktów, jest Prezydent Miasta Kielce, Rynek 1, 25-303 Kielce;
3. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym w przypadku pytań
   o swoje dane osobowe można skontaktować się pisząc na adres e-mail: iod@um.kielce.pl;
4. przekazane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie ww. zamówienia publicznego;
5. odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;
6. przekazane dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego dane te zostały przekazane, a po tym czasie – przez okres a także w zakresie przewidzianym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa;
7. w odniesieniu do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8. osoby wskazane w lit. b) posiadają:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych;

W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od tych osób wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania,
w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (w przypadku postępowań zakończonych wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych*;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa
  w art. 18 ust. 2 RODO – żądanie to nie ogranicza przetwarzania danych osobowych
  do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego**; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO;

1. osobom wskazanym w lit. b) nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania ich danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy
w zakresie niezgodnym z ustawą Kodeks cywilny

**Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

1. W przypadku Wykonawcy będącego osoba prawną, zasady przetwarzania danych osobowych, wskazane w ppkt 1, mają odpowiednie zastosowanie do osób wskazanych przez Wykonawcę do jego reprezentacji oraz umocowanych do kontaktów z Zamawiającym.
2. Do obowiązków Wykonawcy należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4 RODO). Ponadto Wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie

 

co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14
ust. 5 RODO.

W związku z powyższym Wykonawca w Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 1
do Zaproszenia, składa (o ile dotyczy) stosowne oświadczenie.

 

Wykaz załączników:

Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 2 – Wzór umowy

Załącznik nr 3 – Formularz oferty

Załącznik nr 4 – Wzór wykazu osób